Ga je een melding of vergunningaanvraag voor een evenement doen? Vul de checklist in op deze pagina, of bekijk het overzicht van de documenten en vereisten waar je aan moet voldoen.
Wil je meer informatie over het organiseren van evenementen of de documenten die je moet aanleveren? Bekijk het uitgebreide stappenplan.
Checklist voor jouw evenement
Vul de vragenlijst in en krijg een indicatie van welke documenten je moet aanleveren voor je vergunningaanvraag.
Welke documenten heb je nodig voor je melding of vergunning?
Organiseer je een activiteit of evenement in Leiden? Met deze handige checklist zie je snel of een melding voldoende is of dat je een vergunning moet aanvragen. Ook zie je direct welke plannen je moet aanleveren en met welke termijn je rekening moet houden.
Onder welke categorie valt jouw initiatief?
De categorie bepaalt of een melding volstaat of dat er een vergunning nodig is.
Welke situaties zijn van toepassing op jouw evenement?
Vink aan wat er gebruikt of georganiseerd wordt tijdens het evenement:
Locatie & inrichting
Logistiek, verkeer & drank
Jouw persoonlijke documenten-checklist
Op basis van jouw keuzes moet je rekening houden met de volgende stappen i.v.m. documenten:
Overzicht vereisten per evenementcategorie
De documenten die je moet aanleveren bij de melding of vergunningaanvraag voor een evenement is afhankelijk van de categorie waar je evenement onder valt.
Twijfel je onder welke categorie jouw evenement valt?
Neem dan contact op met bureau Evenementen via 14 071. Of stuur een e-mail naar evenementen@leiden.nl.
Buurt- of straatfeest
Aanvraagtermijn:
Uiterlijk 2 weken van tevoren
Documenten:
- Digitale melding via EvenementAssistent
- Geen aanvullende documenten nodig indien aan voorwaarden wordt voldaan
A-evenement
Aanvraagtermijn:
Uiterlijk 4 tot 6 weken van tevoren
Documenten:
- Digitale melding via EvenementAssistent
- Plattegrond op schaal
- Bewonersbrief
B-regulier
Aanvraagtermijn:
Uiterlijk 8 weken van tevoren
Documenten:
- Digitale melding via EvenementAssistent
- Plattegrond op schaal
- Bewonersbrief
- Veiligheidsplan
B-risicovol & C-evenement
Aanvraagtermijn:
Uiterlijk 16 weken van tevoren
Documenten:
- Digitale melding via EvenementAssistent
- Plattegrond op schaal
- Bewonersbrief
- Veiligheidsplan
Aanvullende documenten
Kijk goed naar de inrichting en logistiek van je evenement. Als een van de onderstaande situaties van toepassing is, moeten de bijbehorende documenten tegelijk met de hoofdaanvraag worden aangeleverd:
Locatie & inrichting
Komt er een podium, grote tent of tribune (> 25 m²)?
Documenten:
- Technische tekening van het bouwwerk
- Constructieberekeningen (het 'tentboek' of 'podiumboek' van de leverancier)
Staat het evenement op een grasveld?
Documenten:
- Grasplan (ingevuld volgens het format van de gemeente)
Staat er een springkussen of attractie?
Documenten:
- Veiligheidscertificaat (voor springkussens)
- RAS-nummer (voor grotere attracties, ter controle in het Register Attractie- en Speeltoestellen)
Drank & horeca
Worden er drankjes geschonken?
Documenten:
- Plan voor herbruikbare statiegeldbekers (inclusief vermelding van de verplichte minimale borg van € 1,00)
Word er alcohol geschonken?
Documenten:
- Kopie Verklaring Sociale Hygiëne (of de exacte persoonsgegevens van de houder) voor de ontheffing Alcoholwet
Logistiek & verkeer
Moeten er straten worden afgezet of verkeer worden omgeleid?
Documenten:
- Verkeersplan (met intekening van hekken, borden en de inzet van verkeersregelaars)
Rijden leveranciers met niet-elektrische vracht- of bestelwagens de binnenstad in?
Documenten:
- Ontheffing zero-emissiezone (voor de specifieke kentekens)
Moet de gemeente materialen leveren of werkzaamheden uitvoeren?
Documenten:
- Opdrachtformulier Cluster Beheer (voor o.a. de huur van gemeentelijke dranghekken of extra afvalbakken).
Twijfel je of heb je vragen?
Kom je er niet helemaal uit of wil je even sparren over jouw evenement?
Neem gerust contact op met het Evenementenloket Leiden. We denken graag met je mee.